Digitales Belegmanagement

epay bietet Digitales Belegmanagement (DRM) als Value-Added-Service an, um die Speicherung von Kartenzahlungsbelegen des Händlers zu automatisieren und zu digitalisieren. Mit DRM spart ein Händler Zeit beim Checkoutvorgang an der Kasse und benötigt zudem weniger Bonrollen, da kein Händlerbeleg gedruckt wird. DRM ist somit eine nachhaltige, digitale Lösung. Darüber hinaus ist die Aufbewahrung von papierbasierten Belegen fehleranfällig, da die Möglichkeit besteht einen Beleg zu verlieren. Mit DRM können Händler die Belege aus dem digitalen Belegmanagement sofort suchen und abrufen und den Endkunden schneller unterstützen.

Vergleich Traditionell vs. Digital

Traditionell

Verlustgefahr von Daten und Belegen
• Manuelle Signaturerfassung
• Hohes Risiko des Belegverlusts
• Keine verlässliche Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorfällen

Erschwerte Prozesse
• Belege werden an der Kasse gesammelt
• Belegeinsicht nach Archivierung erschwert

Ressourcen-, Zeit- und Kostenintensität
• Manuelles Beleghandling
• Kostspielige Lagerhaltung

Digital

Daten- und Belegsicherheit
• Signaturerfassung direkt auf dem Display
• Verlässliche Archivierung der Belege
• Vermeidung von Beleg- und Qualitätsverlust

Prozessoptimierung
• Erleichterte Prozesse an der Kasse
• Belegeinsicht jederzeit und gezielt über ein Web-Portal möglich
• Zukunftssicherheit der Prozesse durch frühzeitige Digitalisierung

Ressourcen-, Zeit- und Kosteneinsparungen
• Manuelles Beleghandling entfällt
• Lagerhaltung entfällt

Use Case: DRM für Lastschrifttransaktionsbelege

Das DRM bietet Händlern einen höheren Mehrwert, insbesondere bei Lastschrifttransaktionen. Das Lastschriftmandat wird nach Erhalt mit Unterschrift des Endkunden erteilt. Der Endkunde hat das Recht, die Lastschrift innerhalb von 8 Wochen bei gültigem Mandat oder innerhalb von 13 Monaten bei ungültigem Mandat zurückzusenden. Dem Händler obliegt in diesem Fall die Nachweispflicht. Dafür muss der Händler Belege monatelang aufbewahren und die Suche nach dem Beleg ist zeitaufwändig und mühsam.

Mit DRM kann die Kundensignatur digital erfasst werden: Dies ist entweder über das Unterschriftenpad oder über das Display des POS-Terminals möglich. Der digitale Beleg kann im Webportal hinterlegt werden, wo die Suche nach Belegen schnell und einfach ist. Das macht das ganze Erlebnis reibungslos und spart Händlern und Endkunden wertvolle Zeit.

Ablauf & Verwaltung

1. Die Unterschrift wird auf dem Display des Terminals oder via Signature Pad erfasst. epay bietet folgende Kassenterminals mit Touchscreen für Belegmanagement: Ingenico Move 5000, Ingenico Desk 5000, Ingenico Lane 5000 und weitere Terminals auf Anfrage.
2. Die Unterschrift wird digital im Händlerbeleg eingefügt.
3. Der unterschriebene Beleg wird im elektronischen Belegarchiv als ein PDF gespeichert.
4. Die Belege sind nun über ein Web-Portal aufrufbar, herunterladbar und für Folgeprozesse nutzbar.